Polityka prywatności na Śląsku
Jeżeli odwiedzasz naszą stronę, bierzesz udział w aktywnościach naszych projektów lub w
kontaktujesz się z nami, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe.
Tutaj znajdziesz wszystkie informacje dotyczące gromadzenia i przetwarzania przez Nas
Twoich danych osobowych. Dla Twojej wygody zebraliśmy informacje w formie
następujących pytań:
2

Kto przetwarza Twoje dane osobowe?

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych
osobowych jest Fundacja Europejskich Inicjatyw na Śląsku z siedzibą w Bytomiu,
Kościelna 10B/8 (w dalszej części jako: FEIS).
We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi, możesz skontaktować się z Nami
poprzez nasz adres e-mail: feisinternational@protonmail.com lub korespondencyjnie na
wyżej podany adres FEIS.
Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane przez naszych podwykonawców,
którzy pomagają nam w świadczeniu usług. Wszystkie te podmioty zapewniają właściwą
ochronę Twoich danych osobowych, na podstawie odpowiednich przepisów prawa.

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom:
● W ramach realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, Twoje dane
mogą zostać przekazane przedstawicielom organizacji grantowych, jeżeli jesteś
uczestnikiem tych projektów.
● Wizerunek uczestników naszych projektów może zostać przekazany mediom
elektronicznym i mediom tradycyjnym (prasa, radio itp.) w ramach promocji i
upowszechniania rezultatów tych projektu. Za każdym razem informujemy o zakresie
i celu takiego przekazania.
● Mailchimp celu obsługi systemu wiadomości przez newsletter, tylko w przypadku,
gdy zapiszesz się na newsletter.
● Możemy mieć obowiązek udzielania informacji na temat danych osobowych
upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań. Takie żądania
dotyczą najczęściej ścigania i karania czynów karalnych.
● Firma księgowa – biuro rachunkowe: MIKA Consulting, z której usług korzystamy, w
przypadku gdy wystawiasz dla nas fakturę lub zawierasz z nami umowę związaną z
płatnościami.
● W przypadku sporów prawnych Twoje dane osobowe mogą zostać powierzone
osobom zajmującym się naszą obsługą prawną, w celu zapewnienia ochrony
prawnej.
● Jeżeli kontaktujesz się z nami poprzez nasze media społecznościowe, Twoje dane
będą przetwarzane przez właścicieli poszczególnych mediów.
● W przypadku uczestników projektów niektóre dane możemy także przekazać naszym
partnerom lokalnym:
● ośrodkom zakwaterowania (dane osobowe niezbędne do zameldowania
Ciebie jako uczestnika projektu w miejscu zakwaterowania na pobyt czasowy
oraz dane potrzeb żywieniowych, jeżeli takie nam przekazałeś),
● przedsiębiorstwom komunikacyjnym (Twoje dane znajdą się na liście
uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
● w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym
(wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
● firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
● na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy
również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i
państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.).
W przypadku niektórych rozwiązań technicznych Twoje dane mogą znaleźć się poza
Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jest to spowodowane dostarczaniem tych
rozwiązań przez firmy amerykańskie. Każdorazowe takie przekazanie odbywa się zawsze w
zgodzie z przepisami europejskimi.
3

W jakim celu, jakie i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość

Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość, Twoje dane osobowe są nam potrzebne do
nawiązania i prowadzenia komunikacji. Dane osobowe przetwarzamy na podstawie
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r.,
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przepływem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO)
oraz postanowień naszej Polityki.

Formularz na stronie, mail i kontakt telefoniczny.

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, jeżeli skontaktujesz się z nami poprzez
formularz kontaktowy na naszej stronie lub poprzez adresy naszych skrzynek mailowych.
Celem przetwarzania będzie kontakt z Tobą. Dane osobowe, które podajesz w formularzu
są niezbędne do nawiązania i podtrzymania komunikacji. W przypadku komunikacji mailowej
będziemy przetwarzać adres Twojej poczty mailowej, który może zawierać Twoje dane
osobowe oraz inne podane przez Ciebie w treści wiadomości dane osobowe.
W przypadku gdy skontaktujesz się z nami telefonicznie, będziemy przetwarzać Twój numer
telefonu i dane, które zostaną przez Ciebie podane w trakcie rozmowy telefonicznej.
Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie
prawnie uzasadnionego celu, którym jest udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania
kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie. Dane osobowe
będą również przetwarzane po zakończeniu kontaktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
którą jest usprawiedliwiony cel archiwizacji korespondencji na potrzeby wykazania jej
przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami.
W przypadku gdy skontaktujesz się z nami telefonicznie, będziemy przetwarzać Twój numer telefonu i dane,
które zostaną przez Ciebie podane w trakcie rozmowy telefonicznej.
Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie
prawnie uzasadnionego celu, którym jest udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia
i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie.
Dane osobowe będą również przetwarzane po zakończeniu kontaktu na podstawie
art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którą jest usprawiedliwiony cel archiwizacji korespondencji na potrzeby wykazania
jej przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami.

4

Media społecznościowe

W ramach prowadzonych przez nas profilów w mediach społecznościowych Twoje dane
osobowe mogą zostać przetworzone poprzez konkretne interakcje, wynikające z danego
systemu (np.: polubienia, komentarze, udostępnienia, obserwowania). Dane osobowe, które
zostają przetworzone na naszych profilach, zależą wyłącznie od Ciebie i ustawień Twojego
profilu w systemie obsługującym wybrane media. Każdorazowo Ty decydujesz o
pozostawieniu takich danych osobowych. Szczegóły przetwarzania Twoich danych
osobowych w ramach profili w mediach społecznościowych znajdują się w politykach
prywatności poszczególnych właścicieli.
Facebook – https://www.facebook.com/help/239070709801747
Instagram https://www.facebook.com/help/instagram/155833707900388
Youtube – https://policies.google.com/privacy
Podstawą przetwarzania danych osobowych pozostawionych w mediach społecznościowych
jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z dodania komentarza lub innej
interakcji. Uprawnienia związane z danymi osobowymi (usunięcie, modyfikacja) możesz
realizować w ramach swojego konta użytkownika w systemie obsługującym Twój profil w
mediach społecznościowych.
Na podstawie danych z mediów społecznościowych (pozostawione polubienia,
obserwowania lub inne interakcje) możemy kierować działania marketingowe własnej
działalności, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego celu, którym
jest promocja naszej działalności. Każdorazowo działania marketingowe są kierowane do
ogółu obserwujących nasze profile osób. W ramach konkretnych działań możemy korzystać
z narzędzi statystycznych, dostarczanych przez właścicieli poszczególnych mediów.
Zanonimizowane dane statystyczne zbieramy i analizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f
RODO, czyli w uzasadnionym celu usprawnienia prowadzonej przez nas działalności.
W danym systemie mediów społecznościowych możemy prowadzić listę blokowanych
użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym
jest uniemożliwienie dodawania komentarzy sprzecznych z prawem i dobrymi obyczajami.
 

Komunikatory mediów społecznościowych

W przypadku gdy kontaktujesz się z nami poprzez komunikatory mediów
społecznościowych, przetwarzamy dane osobowe, które udostępniasz w swoim profilu i
które są publicznie dostępne. W ramach prowadzonej z Nami korespondencji przez te
komunikatory możesz podać także inne dane osobowe, które będą przez nas przetwarzane
w celu komunikacji i w celu archiwizacji. W każdym przypadku dane te są przechowywane
na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów (mediów społecznościowych), a ich
przetwarzanie jest regulowane oddzielnymi umowami lub regulaminami. Przetwarzanie
Twoich danych na tych serwerach, z Naszej strony, jest ograniczone do dostępu i
prowadzenia bieżącej komunikacji.
Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie
prawnie uzasadnionego celu, którym jest udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane z
wykorzystaniem komunikatorów mediów społecznościowych. Dane osobowe będą również
przetwarzane po zakończeniu kontaktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którą jest
usprawiedliwiony cel wykazania jej przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi
roszczeniami. Dane przetwarzane w ramach komunikatory mediów społecznościowych
pozostają na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów, a ich archiwizacja
regulowana jest oddzielnymi umowami lub regulaminami.
5

Newsletter

Zapisując się na newsletter, przekazujesz nam adres Twojej skrzynki mailowej, który może zawierać Twoje dane osobowe.
Zgadzając się na newsletter, wyrażasz zgodę na przesyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej
 w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczenie usług drogą elektroniczną. Dane przekazane podczas zapisu do newslettera
 wykorzystywane są w celu przesyłania Ci newslettera, a podstawą prawną ich przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
 wyrażona podczas zapisywania się na newsletter.
Twoja zgoda może być w każdej chwili cofnięta.
Jeżeli zrezygnujesz z otrzymywania newslettera, Twoje dane będą nadal przechowywane w naszym systemie w celu udokumentowania
 zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych (czyli Twojej zgody) oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami w tym zakresie,
na podstawie uzasadnionego interesu, o którym mowa w art. 6 ust. 1. lit. f RODO.
Zapisując się na newsletter, przekazujesz nam adres Twojej skrzynki mailowej, który może
zawierać Twoje dane osobowe.
Zgadzając się na newsletter, wyrażasz zgodę na przesyłanie informacji handlowych za
pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku
o świadczenie usług drogą elektroniczną. Dane przekazane podczas zapisu do newslettera
wykorzystywane są w celu przesyłania Ci newslettera, a podstawą prawną ich przetwarzania
jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona podczas zapisywania się na
newsletter.
Twoja zgoda może być w każdej chwili cofnięta.
Jeżeli zrezygnujesz z otrzymywania newslettera, Twoje dane będą nadal przechowywane w
naszym systemie w celu udokumentowania zgodnego z prawem przetwarzania danych
osobowych (czyli Twojej zgody) oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami w tym
zakresie, na podstawie uzasadnionego interesu, o którym mowa w art. 6 ust. 1. lit. f RODO.
Naszym podwykonawcą w zakresie obsługi systemu wiadomości przez newsletter jest
Mailchimp. Ponieważ system newslettera korzysta z narzędzi dostarczanych przez firmy
amerykańskie, Twoje dane mogą znaleźć się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Każdorazowe takie przekazanie odbywa się zawsze w zgodzie z przepisami europejskimi.

Jeżeli jesteś uczestnikiem naszych projektów

W ramach naszych projektów przetwarzamy dane osobowe, które są niezbędne do
właściwego rozliczania i upowszechnienia rezultatów naszych działań. Jeżeli jesteś
uczestnikiem któregoś z naszych projektów, Twoje dane możemy przetwarzać w
następującym zakresie.

Dane niezbędne do uczestnictwa w projektach (ankiety uczestnictwa i inne)

Jeśli warunkiem lub częścią uczestnictwa w projekcie jest ankieta online, przetwarzamy
dane podane przez Ciebie w formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, datę
urodzenia, informacje o potrzebach żywieniowych i ewentualnych specjalnych potrzebach,
dane dotyczące podróży, jeżeli taką przewiduje projekt. W zakresie zbierania tych danych
wykorzystujemy narzędzia IT: Typeform, Google Form.
W przypadku niektórych projektów możemy także zbierać dane dotyczące mniejszych szans
uczestników. Są to ogólne informacje o powodzie dewaforyzowania uczestnika, wymagane
przez zasady programu, w ramach którego realizujemy projekt. Takie dane dotyczą
wyłącznie ogólnej podstawy mniejszych szans z zamkniętego katalogu programu
(np.
 wykluczenie społeczne, ekonomiczne, geograficzne itp.) i nigdy nie są bardziej szczegółowe.
Dane te nie są przez nas przetwarzane w innym celu niż rozliczanie projektu i raportowanie
poziomów uczestnictwa.
Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest Twoja zgoda lub zgoda
Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na udział w projekcie, na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
W ramach działań projektowych wykorzystujemy również dane osobowe (imię i nazwisko,
wiek, ocena naszych działań) do prowadzenia wewnętrznych statystyk i sprawozdawczości
(udział w aktywnościach, ewaluacja projektu). Podstawą jest nasz uzasadniony interes –
prowadzenie wewnętrznych statystyk i analiz, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Zanonimizowane dane z tych analiz i ewaluacji mogą zostać przekazane organizacjom
grantowym, w ramach raportowania projektów.
Przetwarzamy również dane osobowe w celu wystawienia dokumentów potwierdzających
uczestnictwo w projekcie (certyfikaty, zaświadczenia itp.) na podstawie naszego
uzasadnionego interesu, jakim jest potwierdzenie uczestnictwa w naszych projektach (art. 6
ust. 1 lit. f RODO).
6

Dokumenty finansowe i rozliczeniowe projektu

Realizacja projektów nakłada na nas obowiązek ich prawidłowego rozliczenia i
zaraportowania. W związku z tym sporządzamy listy uczestnictwa, zwykle zawierające
następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, data urodzenia, kraj
zamieszkania, terminy i miejsca uczestnictwa oraz podpis. Ilość danych zależy od programu,
w ramach którego realizowany jest projekt.
Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest nasz prawnie uzasadniony
interes jako administratora danych, w formie zapewnienia realizacji projektu i jego
rozliczenia zgodnie z wymogami prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Promocja projektu

Możemy publikować materiały z Twoim wizerunkiem w celu wizualizacji projektu (promocji
działań) i upowszechniania rezultatów projektu (umożliwiania zapoznania się z jego efektami
innym osobom, w szczególności poprzez zdjęcia i filmy), na podstawie Twojej zgody
udzielonej przed rozpoczęciem projektu (lub Twojego przedstawiciela prawnego). W ramach
niektórych projektów, odmowa udzielania takiej zgody może wiązać się z niemożliwością
uczestnictwa w projekcie. Promowanie projektów i ich wpływu na uczestników jest
nierozłącznym elementem działań, które bardzo trudno osiągnąć bez wykorzystania
wizerunku ich uczestników. Jednocześnie publikujemy wyłącznie materiały dobrej jakości,
nieośmieszające i nienaruszające godności osób na nich prezentowanych. Materiały
promocyjne możemy również przekazywać mediom oraz innym podmiotom udostępniającym
takie informacje (np. portale edukacyjne, bazy wiedzy, zestawy dobrych praktyk).
Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest Twoja zgoda lub zgoda
Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na publikację wizerunku, na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jednocześnie prowadzone działania promocyjne podejmujemy na podstawie naszego
prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności poprzez działania
informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób, na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7

Komunikacja z innymi uczestnikami i z przedstawicielami FEIS

Udział w projektach zwykle wiąże się z dużą ilością interakcji z innymi uczestnikami,
trenerami, facylitatorami oraz innymi osobami zaangażowanymi. W związku z coraz większą
ilością działań z wykorzystaniem narzędzi IT, w tym tych online, część z tej komunikacji
mogą stanowić dane osobowe (przede wszystkim imiona i nazwiska uczestników). W
naszych projektach zwykle wykorzystujemy grupy zakładane na serwisach mediów
społecznościowych (np. Facebook) oraz platformę ZOOM do bezpośrednich działań online.
W związku z tym będziemy przetwarzać Twoje dane w zakresie niezbędnym do korzystania
z mediów społecznościowych i platform komunikacji online. Przetwarzanie odbywa się na
podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu (art. 6
ust. 1 lit. f RODO). Dane przetwarzane w ramach komunikatorów mediów
społecznościowych pozostają na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów, a
ich archiwizacja regulowana jest oddzielnymi umowami lub regulaminami. Podstawą
przetwarzania danych osobowych pozostawionych w mediach społecznościowych jest art. 6
ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z dodania komentarza lub innej interakcji.
Uprawnienia związane z danymi osobowymi (usunięcie, modyfikacja) możesz realizować w
ramach swojego konta użytkownika w systemie obsługującym Twój profil w mediach
społecznościowych.
W zakresie komunikacji i narzędzi poszczególnych mediów społecznościowych, więcej o
naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału (Jeżeli
kontaktujesz się z nami na odległość).

Zakwaterowanie, wyżywienie i logistyka projektu

W przypadku niektórych projektów możemy potrzebować Twoich danych osobowych
niezbędnych do zapewnienia noclegu, wyżywienia i podróży uczestników. Będą to dane
niezbędne do sporządzenia lub zakupienia dokumentów podróży (zwykle: imię i nazwisko,
data urodzenia, dane dotyczące podróży). Ich rodzaj i zakres będzie różny w zależności od
miejsca i sposobu podróży. Będziemy również gromadzić dane niezbędne do sprawnej
logistyki projektu, tj.: godziny przyjazdów i wyjazdów, potrzeby żywieniowe, informacje o
dokumentach podróżnych oraz wszelkie inne, które mogą mieć znaczenie dla usprawnienia i
zabezpieczenia Twojej podróży.
Przetwarzanie w tym zakresie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego
interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu i zapewnienie bezpieczeństwa uczestników (art. 6
ust. 1 lit. f RODO).
Niektóre dane możemy także przekazać naszym partnerom lokalnym, tj.:

● ośrodkom zakwaterowania (dane osobowe niezbędne do zameldowania
Ciebie jako uczestnika projektu w miejscu zakwaterowania na pobyt czasowy
oraz dane potrzeb żywieniowych, jeżeli takie nam przekazałeś),

● przedsiębiorstwom komunikacyjnym (Twoje dane znajdą się na liście
uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
● w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym
(wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
● firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
● na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy
również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i
państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.)

8

Jeżeli jesteś rodzicem (opiekunem) niepełnoletniego uczestnika projektu

Twoje dane są przetwarzane w wewnętrznych dokumentach FEIS, na potrzeby odebrania
zgody na uczestnictwo Twojego podopiecznego w projekcie. Ponadto możemy przetwarzać
Twoje dane w zakresie komunikacji z innymi uczestnikami i przedstawicielami FEIS (więcej
o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli
kontaktujesz się z nami na odległość).
Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest Twoja zgoda na udział
uczestnika w projekcie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu i
zapewnienie bezpieczeństwa jego uczestników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Twoje dane mogą
zostać przekazane następującym podmiotom:
● ośrodkom zakwaterowania w związku z potrzebą zameldowania niepełnoletniego
uczestnika projektu,
● przedsiębiorstwom komunikacyjnym (listy uczestników projektu z informacjami o
zakupionych przez nich biletach),
● w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym
(wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
● firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
● na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również
przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym
(straży pożarnej, sanepidowi itp.).

Jeżeli jesteś beneficjentem naszych projektów

Jeśli nie jesteś uczestnikiem naszych projektów, ale korzystasz z rezultatów naszych
działań bądź w inny sposób włączasz się w ich przebieg, możemy przetwarzać Twoje dane
osobowe w związku z Twoim udziałem. Przede wszystkim może być to przetwarzanie
Twojego wizerunku na nagraniach filmowych i zdjęciach dokumentujących przebieg projektu
oraz innych materiałach, będących rezultatami naszych projektów.
Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest Twoja zgoda lub zgoda
Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na publikację wizerunku, na
podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jednocześnie prowadzone działania promocyjne podejmujemy na podstawie naszego
prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności poprzez działania
informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób lub za
pośrednictwem innych mediów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Możemy również przetwarzać Twoje dane na potrzeby komunikacji z uczestnikami projektu i
przedstawicielami FEIS (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z
poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

9

Jeżeli jesteś naszym kontrahentem

Twoje dane jako zleceniobiorcy lub wykonawcy zadań zleconych, związane z rozliczeniami
finansowymi są przekazywane do biura rachunkowego MIKA Consulting. Jako nasz
kontrahent masz obowiązek podać nam swoje dane osobowe w zakresie wypełnienia
obowiązków wynikających z przepisów prawa o rachunkowości i prawa podatkowego, w tym
rozliczania transakcji i wystawiania dokumentów księgowych.
Również w celu nawiązania współpracy z nami podanie przez Ciebie danych osobowych
może być konieczne (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z
poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).
Podstawą przetwarzania danych naszych kontrahentów jest zawarcie i wykonanie umowy,
jaką zawarliśmy z Tobą na potrzeby współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także w celu
udzielenia odpowiedzi na kierowane do nas zapytania i propozycje prowadzenia współpracy,
czyli ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest możliwość kontaktu z
osobami kierującymi zapytania do nas (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Twoje dane osobowe są
również przetwarzane dla celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów,
którymi jest archiwizacja korespondencji i naszych działań w ramach współpracy z Tobą na
potrzeby wykazania ich przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami
(art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane współpracowników w sprawach księgowych przetwarzamy w
celu realizacji prawnych wymogów wynikających z przepisów prawa o rachunkowości i
podatkowego (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz na podstawie naszego prawnie
uzasadnionego interesu w postaci archiwizacji danych, ochrony przed roszczeniami i
zapewnienia rozliczalności działań mających skutki rachunkowe lub podatkowe (art. 6 ust.1
lit. f RODO).

Jeżeli jesteś przedstawicielem naszych grantodawców lub naszych partnerów

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na potrzeby komunikacji związane z realizacją i
rozliczaniem projektów, czyli na podstawie naszego uzasadnionego interesu(art. 6 ust. 1 lit. f
RODO). W zakresie komunikacji i narzędzi poszczególnych mediów społecznościowych,
więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału
(Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

10

Przez jaki czas przetwarzamy dane osobowe?

Twoje dane osobowe są przetwarzane przez okresy wskazane przepisami prawa lub gdy
jest to konieczne do realizacji naszych usług i zachowania zasady rozliczalności.
Dane osobowe w naszych mediach społecznościowych będą przewarzane do czasu
funkcjonowania naszego profilu, chyba że wcześniej zdecydujesz się na usunięcie danej
interakcji, polubienia lub komentarza.
Dane podane na potrzeby zapisania się do newslettera, będą przetwarzane przez czas
funkcjonowania newslettera. Jeżeli wcześniej zrezygnujesz z jego otrzymywania, będziemy
przechowywać Twoje dane w systemie na potrzeby wykazania udzielenia przez Ciebie
zgody, co stanowi nasz uzasadniony interes(art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dane osobowe są przetwarzane w okresie niezbędnym dla realizacji projektu oraz po jego
zakończeniu w aspekcie jego ewaluacji, rozliczenia, promocji i upowszechniania. Część z
danych, w szczególności związanych z dokumentami finansowanymi i rozliczeniem może
być przetwarzana bez terminowo.
Dane osobowe współpracowników są przechowywane przez czas kontaktu z osobą
zainteresowaną oraz po zakończeniu kontaktu w celu archiwizacji korespondencji i obrony
przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osobowe współpracowników będące
danymi podatkowymi i związane z ich prowadzeniem dokumenty są przechowywane do
czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy
podatkowe stanowią inaczej. Pozostałe dane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu.
Po upływie tego okresu dane będą usunięte.

Jakie są Twoje uprawnienia w zakresie przetwarzania danych?

Masz prawo do żądania: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania,
wniesienia sprzeciwu lub przenoszenia swoich danych osobowych. Prawa te mogą być
ograniczone na podstawie naszych uzasadnionych interesów (np.: przechowywania
niektórych danych osobowych na wypadek obrony przed roszczeniami).
Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz
prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem
przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody. W przypadku cofnięcia zgody i
braku innej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, niezwłocznie usuniemy
Twoje dane osobowe.
We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi, możesz skontaktować się z Nami
poprzez nasz adres e-mail: feisinternational@protonmail.com lub korespondencyjnie na
podany adres FEIS (Fundacja Europejskich Inicjatyw na Śląsku, ul. Kościelna 10B/8, 41-
902 Bytom).
Zawsze przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa
Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że naruszyliśmy przepisy ochrony
danych osobowych.
W zakresie poszczególnych uprawnień Twoje prawa mogą być ograniczone poprzez:

 Konieczność zapewnienia rozliczeń z właściwymi organami państwa, w przypadku
dokumentów finansowychi innych dokumentów księgowych.
 Konieczność prawidłowego wykazania przebiegu projektu i jego aktywności, w tym
uczestnictwa osób w postaci dokumentów wizualnych i pisemnych.
 Zapewnienie dowodów wykazania Twojej zgody na przetwarzanie danych.
 Przechowywania danych osobowych potrzebnych do obrony przed roszczeniami, do
czasu upływu ich przedawnienia (np.: archiwizacji treści korespondencji).

11

Czy możesz zrezygnować z wybranych usług?

Tak, każdy użytkownik newslettera ma taką możliwość poprzez skorzystanie z opcji
wypisania się z jego otrzymywania. Można tego dokonać, postępując według instrukcji
dołączonej do treści wysyłanych e-maili (newsletter). Jeżeli zrezygnujesz z jego
otrzymywania, będziemy przechowywać Twoje dane w systemie na potrzeby wykazania
udzielenia przez Ciebie zgody, co stanowi nasz uzasadniony interes.
Jeżeli korzystasz z naszej strony internetowej, możesz dokonać zmiany w zakresie plików
cookies. Przeglądarka internetowa umożliwia również usunięcie plików cookies. Możliwe jest
także automatyczne blokowanie plików cookies. Szczegółowe informacje na ten temat
znajdziesz w swojej przeglądarce internetowej. Pamiętaj, że ograniczenie stosowania plików
cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na naszej stronie.
Jeżeli nie chcesz dłużej śledzić naszych profili w mediach społecznościowych, możesz w
każdej chwili cofnąć obserwowanie/polubienie lub inną interakcję poprzez wizytę na naszym
profilu. Zasady obserwowania profili, wyświetlania informacji o nich i wycofywania polubieni
są regulowane przez właścicieli mediów społecznościowych, na które nie mamy wpływu.

W jaki sposób wykorzystujemy pliki cookies?

Podczas pierwszej wizyty na naszej stronie wyświetlamy informacje na temat stosowania
plików cookies. Jeśli nie chcesz otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia
przeglądarki. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre
funkcjonalności dostępne na naszej stronie internetowej.
Informacje gromadzone przez cookies dotyczą Twojego: adresu IP, typu wykorzystywanej
przeglądarki, języka, rodzaju systemu operacyjnego, dostawcy usług internetowych,
informacji o czasie i dacie, lokalizacji oraz informacji przesyłanych do witryny za
pośrednictwem formularza kontaktowego. Używamy cookies w celu monitorowania i
sprawdzania, w jaki sposób korzystasz z naszej witryny, aby usprawniać funkcjonowanie
strony zapewniając bardziej efektywną i bezproblemową nawigację.
Narzędzia mediów społecznościowych w formie wtyczek na naszej stronie internetowej,
takich jak: Facebook, YouTube, Instagram. Jeżeli posiadasz profil na tych mediach, Twoja
przeglądarka może nawiązać z nimi bezpośrednie połączenie. W ramach tych wtyczek
zbierane są informacje o wyświetleniu przez Ciebie naszej strony internetowej. Wtyczki
umożliwiają również bezpośrednie przeniesienie treści z naszej strony do Twoich profili w
mediach społecznościowych (przyciski interakcji oznaczone ikonami poszczególnych
mediów społecznościowych).Dane te są przekazywane poza Europejski Obszar

Gospodarczy, jednak każdorazowe takie przekazanie odbywa się zawsze w zgodzie z
przepisami europejskimi. Szczegóły przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach
tych mediów znajdują się w politykach prywatności.

12

W jaki sposób korzystamy z logów serwera?

W ramach korzystania z naszej strony internetowej przesyłane są zapytania do serwera, na
którym znajduje się strona. Każde takie zapytanie zostaje zapisane w logach serwera. Tym
samym informacje o Twoim korzystaniu ze strony podlegają logowaniu w warstwie
serwerowej. Dane powyższe nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi
strony i nie są wykorzystywane przeze nas w celu Twojej identyfikacji. Dane te są
wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania stroną i w celu zapewnienia jak
najbardziej sprawnej obsługi świadczonych dla Ciebie usług.
Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą
podlegać:
1. informacje o adresie Twojego IP,
2. informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym z jakiego korzystasz,
3. czas nadejścia zapytania i czas wysłania odpowiedzi,
4. nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP,
5. informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji HTTP,
6. adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez Ciebie (referer link) – w
przypadku gdy przejście nastąpiło przez odnośnik.

Jakie zabezpieczenia chronią dane osobowe?

Nasza strona jest zaopatrzona w środki bezpieczeństwa, mające na celu ochronę danych
pozostających pod naszą kontrolą przed ich utratą, niewłaściwym wykorzystaniem czy
modyfikacją. Ochronie podlegają wszelkie informacje ujawnione nam przez Ciebie, zgodnie
z normami ochrony bezpieczeństwa i zachowania poufności.
Dokładamy wszelkich starań, aby narzędzia IT, z których korzystamy w ramach naszych
działań, były należycie zabezpieczone i chroniły dane osobowe w nich przetwarzane. W
szczególności dotyczy to ochrony haseł dostępu i ograniczania dostępu do kręgu osób
uprawnionych.
Dane osobowe przechowywane w naszej siedzibie zostały zabezpieczone, tak aby
informacje te nie znalazły się w rękach osób niepowołanych. Dostęp do danych osobowych
ma tylko ograniczona liczba osób, dla których korzystanie z tych danych jest niezbędne do
realizacji powierzonych zadań.

13

Gdzie możesz wnieść skargę na nasze działania w zakresie danych osobowych?

Gdzie możesz wnieść skargę na nasze działania w
Tak, zawsze przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa
Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznasz że
naruszyliśmy przepisy ochrony danych osobowych. Więcej informacji o organie nadzorczym
znajdziesz na stronie: https://uodo.gov.pl

Czy możemy Cię profilować na podstawie zgromadzonych danych osobowych?

Nie, FEIS nie wykorzystuje danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania
decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym
profilowaniu.