Ułatwienia dostępu

FEISPolityka prywatności

Polityka prywatności

Jeżeli odwiedzasz naszą stronę, bierzesz udział w aktywnościach naszych projektów lub kontaktujesz się z nami, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe. Tutaj znajdziesz wszystkie informacje o tym, jak to robimy.

Administrator danych: Fundacja Europejskich Inicjatyw na Śląsku, ul. Kościelna 10B/8, 41-902 Bytom (NIP 625-24-11-875, KRS 0000348023). Kontakt w sprawach danych osobowych: feisinternational@protonmail.com

1Administrator i odbiorcy danych

Kto przetwarza Twoje dane osobowe?

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych jest Fundacja Europejskich Inicjatyw na Śląsku z siedzibą w Bytomiu, Kościelna 10B/8 (w dalszej części jako: FEIS). We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi, możesz skontaktować się z Nami poprzez nasz adres e-mail: feisinternational@protonmail.com lub korespondencyjnie na wyżej podany adres FEIS.

Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane przez naszych podwykonawców, którzy pomagają nam w świadczeniu usług. Wszystkie te podmioty zapewniają właściwą ochronę Twoich danych osobowych, na podstawie odpowiednich przepisów prawa.

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom:

  • W ramach realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, Twoje dane mogą zostać przekazane przedstawicielom organizacji grantowych, jeżeli jesteś uczestnikiem tych projektów.
  • Projekty Erasmus+ są finansowane ze środków Komisji Europejskiej. W tym zakresie przekazywane są następujące dane osobowe uczestników: imię, nazwisko, e-mail, data urodzenia, informacje o podróży i uczestnictwie oraz ewentualne informacje o szczególnych potrzebach. Ich administratorem jest Head of Unit B4, Directorate B – Youth, Education & Erasmus+, Directorate General for Education, Youth, Sport and Culture European Commission, B-1049 Brussels, Belgium.
  • Wizerunek uczestników naszych projektów może zostać przekazany mediom elektronicznym i mediom tradycyjnym (prasa, radio itp.) w ramach promocji i upowszechniania rezultatów tych projektu. Za każdym razem informujemy o zakresie i celu takiego przekazania.
  • Mailchimp w celu obsługi systemu wiadomości przez newsletter, tylko w przypadku, gdy zapiszesz się na newsletter.
  • Możemy mieć obowiązek udzielania informacji na temat danych osobowych upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań. Takie żądania dotyczą najczęściej ścigania i karania czynów karalnych.
  • Firma księgowa – biuro rachunkowe: MIKA Consulting, z której usług korzystamy, w przypadku gdy wystawiasz dla nas fakturę lub zawierasz z nami umowę związaną z płatnościami.
  • W przypadku sporów prawnych Twoje dane osobowe mogą zostać powierzone osobom zajmującym się naszą obsługą prawną, w celu zapewnienia ochrony prawnej.
  • Jeżeli kontaktujesz się z nami poprzez nasze media społecznościowe, Twoje dane będą przetwarzane przez właścicieli poszczególnych mediów.
  • W przypadku uczestników projektów niektóre dane możemy także przekazać naszym partnerom lokalnym:
    • ośrodkom zakwaterowania (dane osobowe niezbędne do zameldowania Ciebie jako uczestnika projektu w miejscu zakwaterowania na pobyt czasowy oraz dane potrzeb żywieniowych, jeżeli takie nam przekazałeś),
    • przedsiębiorstwom komunikacyjnym (Twoje dane znajdą się na liście uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
    • w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym (wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
    • firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
    • na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.).

W przypadku niektórych rozwiązań technicznych Twoje dane mogą znaleźć się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jest to spowodowane dostarczaniem tych rozwiązań przez firmy amerykańskie. Każdorazowe takie przekazanie odbywa się zawsze w zgodzie z przepisami europejskimi.

2W jakim celu, jakie i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość

Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość, Twoje dane osobowe są nam potrzebne do nawiązania i prowadzenia komunikacji. Dane osobowe przetwarzamy na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przepływem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) oraz postanowień naszej Polityki.

Formularz na stronie, mail i kontakt telefoniczny

Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, jeżeli skontaktujesz się z nami poprzez formularz kontaktowy na naszej stronie lub poprzez adresy naszych skrzynek mailowych. Celem przetwarzania będzie kontakt z Tobą. Dane osobowe, które podajesz w formularzu są niezbędne do nawiązania i podtrzymania komunikacji. W przypadku komunikacji mailowej będziemy przetwarzać adres Twojej poczty mailowej, który może zawierać Twoje dane osobowe oraz inne podane przez Ciebie w treści wiadomości dane osobowe.

W przypadku gdy skontaktujesz się z nami telefonicznie, będziemy przetwarzać Twój numer telefonu i dane, które zostaną przez Ciebie podane w trakcie rozmowy telefonicznej. Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie. Dane osobowe będą również przetwarzane po zakończeniu kontaktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którym jest usprawiedliwiony cel archiwizacji korespondencji na potrzeby wykazania jej przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami.

3Media społecznościowe

Media społecznościowe

W ramach prowadzonych przez nas profilów w mediach społecznościowych Twoje dane osobowe mogą zostać przetworzone poprzez konkretne interakcje, wynikające z danego systemu (np.: polubienia, komentarze, udostępnienia, obserwowania). Dane osobowe, które zostają przetworzone na naszych profilach, zależą wyłącznie od Ciebie i ustawień Twojego profilu w systemie obsługującym wybrane media. Każdorazowo Ty decydujesz o pozostawieniu takich danych osobowych. Szczegóły przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach profili w mediach społecznościowych znajdują się w politykach prywatności poszczególnych właścicieli.

Podstawą przetwarzania danych osobowych pozostawionych w mediach społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z dodania komentarza lub innej interakcji. Uprawnienia związane z danymi osobowymi (usunięcie, modyfikacja) możesz realizować w ramach swojego konta użytkownika w systemie obsługującym Twój profil w mediach społecznościowych.

Na podstawie danych z mediów społecznościowych (pozostawione polubienia, obserwowania lub inne interakcje) możemy kierować działania marketingowe własnej działalności, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego celu, którym jest promocja naszej działalności. Każdorazowo działania marketingowe są kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób. W ramach konkretnych działań możemy korzystać z narzędzi statystycznych, dostarczanych przez właścicieli poszczególnych mediów. Zanonimizowane dane statystyczne zbieramy i analizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli w uzasadnionym celu usprawnienia prowadzonej przez nas działalności. W danym systemie mediów społecznościowych możemy prowadzić listę blokowanych użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest uniemożliwienie dodawania komentarzy sprzecznych z prawem i dobrymi obyczajami.

Komunikatory mediów społecznościowych

W przypadku gdy kontaktujesz się z nami poprzez komunikatory mediów społecznościowych, przetwarzamy dane osobowe, które udostępniasz w swoim profilu i które są publicznie dostępne. W ramach prowadzonej z Nami korespondencji przez te komunikatory możesz podać także inne dane osobowe, które będą przez nas przetwarzane w celu komunikacji i w celu archiwizacji. W każdym przypadku dane te są przechowywane na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów (mediów społecznościowych), a ich przetwarzanie jest regulowane oddzielnymi umowami lub regulaminami. Przetwarzanie Twoich danych na tych serwerach, z Naszej strony, jest ograniczone do dostępu i prowadzenia bieżącej komunikacji.

Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane z wykorzystaniem komunikatorów mediów społecznościowych. Dane osobowe będą również przetwarzane po zakończeniu kontaktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którym jest usprawiedliwiony cel wykazania jej przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami. Dane przetwarzane w ramach komunikatorów mediów społecznościowych pozostają na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów, a ich archiwizacja regulowana jest oddzielnymi umowami lub regulaminami.

4Newsletter i uczestnicy projektów

Newsletter

Zapisując się na newsletter, przekazujesz nam adres Twojej skrzynki mailowej, który może zawierać Twoje dane osobowe. Zgadzając się na newsletter, wyrażasz zgodę na przesyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczenie usług drogą elektroniczną. Dane przekazane podczas zapisu do newslettera wykorzystywane są w celu przesyłania Ci newslettera, a podstawą prawną ich przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona podczas zapisywania się na newsletter. Twoja zgoda może być w każdej chwili cofnięta.

Jeżeli zrezygnujesz z otrzymywania newslettera, Twoje dane będą nadal przechowywane w naszym systemie w celu udokumentowania zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych (czyli Twojej zgody) oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami w tym zakresie, na podstawie uzasadnionego interesu, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Naszym podwykonawcą w zakresie obsługi systemu wiadomości przez newsletter jest Mailchimp. Ponieważ system newslettera korzysta z narzędzi dostarczanych przez firmy amerykańskie, Twoje dane mogą znaleźć się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Każdorazowe takie przekazanie odbywa się zawsze w zgodzie z przepisami europejskimi.

Jeżeli jesteś uczestnikiem naszych projektów

W ramach naszych projektów przetwarzamy dane osobowe, które są niezbędne do właściwego rozliczania i upowszechnienia rezultatów naszych działań. Jeżeli jesteś uczestnikiem któregoś z naszych projektów, Twoje dane możemy przetwarzać w następującym zakresie.

Dane niezbędne do uczestnictwa w projektach (ankiety uczestnictwa i inne)

Jeśli warunkiem lub częścią uczestnictwa w projekcie jest ankieta online, przetwarzamy dane podane przez Ciebie w formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, datę urodzenia, informacje o potrzebach żywieniowych i ewentualnych specjalnych potrzebach, dane dotyczące podróży, jeżeli taką przewiduje projekt. W zakresie zbierania tych danych wykorzystujemy narzędzia IT: Typeform, Google Form.

W przypadku niektórych projektów możemy także zbierać dane dotyczące mniejszych szans uczestników. Są to ogólne informacje o powodzie defaworyzowania uczestnika, wymagane przez zasady programu, w ramach którego realizujemy projekt. Takie dane dotyczą wyłącznie ogólnej podstawy mniejszych szans z zamkniętego katalogu programu (np. wykluczenie społeczne, ekonomiczne, geograficzne itp.) i nigdy nie są bardziej szczegółowe. Dane te nie są przez nas przetwarzane w innym celu niż rozliczanie projektu i raportowanie poziomów uczestnictwa.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest Twoja zgoda lub zgoda Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na udział w projekcie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W ramach działań projektowych wykorzystujemy również dane osobowe (imię i nazwisko, wiek, ocena naszych działań) do prowadzenia wewnętrznych statystyk i sprawozdawczości (udział w aktywnościach, ewaluacja projektu). Podstawą jest nasz uzasadniony interes – prowadzenie wewnętrznych statystyk i analiz, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zanonimizowane dane z tych analiz i ewaluacji mogą zostać przekazane organizacjom grantowym, w ramach raportowania projektów. Przetwarzamy również dane osobowe w celu wystawienia dokumentów potwierdzających uczestnictwo w projekcie (certyfikaty, zaświadczenia itp.) na podstawie naszego uzasadnionego interesu, jakim jest potwierdzenie uczestnictwa w naszych projektach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5Rozliczenia i promocja projektów

Dokumenty finansowe i rozliczeniowe projektu

Realizacja projektów nakłada na nas obowiązek ich prawidłowego rozliczenia i zaraportowania. W związku z tym sporządzamy listy uczestnictwa, zwykle zawierające następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, data urodzenia, kraj zamieszkania, terminy i miejsca uczestnictwa oraz podpis. Ilość danych zależy od programu, w ramach którego realizowany jest projekt.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest nasz prawnie uzasadniony interes jako administratora danych, w formie zapewnienia realizacji projektu i jego rozliczenia zgodnie z wymogami prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Promocja projektu

Możemy publikować materiały z Twoim wizerunkiem w celu wizualizacji projektu (promocji działań) i upowszechniania rezultatów projektu (umożliwiania zapoznania się z jego efektami innym osobom, w szczególności poprzez zdjęcia i filmy), na podstawie Twojej zgody udzielonej przed rozpoczęciem projektu (lub Twojego przedstawiciela prawnego). W ramach niektórych projektów, odmowa udzielania takiej zgody może wiązać się z niemożliwością uczestnictwa w projekcie. Promowanie projektów i ich wpływu na uczestników jest nierozłącznym elementem działań, które bardzo trudno osiągnąć bez wykorzystania wizerunku ich uczestników. Jednocześnie publikujemy wyłącznie materiały dobrej jakości, nieośmieszające i nienaruszające godności osób na nich prezentowanych. Materiały promocyjne możemy również przekazywać mediom oraz innym podmiotom udostępniającym takie informacje (np. portale edukacyjne, bazy wiedzy, zestawy dobrych praktyk).

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest Twoja zgoda lub zgoda Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na publikację wizerunku, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jednocześnie prowadzone działania promocyjne podejmujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności poprzez działania informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6Komunikacja i logistyka projektów

Komunikacja z innymi uczestnikami i z przedstawicielami FEIS

Udział w projektach zwykle wiąże się z dużą ilością interakcji z innymi uczestnikami, trenerami, facylitatorami oraz innymi osobami zaangażowanymi. W związku z coraz większą ilością działań z wykorzystaniem narzędzi IT, w tym tych online, część z tej komunikacji mogą stanowić dane osobowe (przede wszystkim imiona i nazwiska uczestników). W naszych projektach zwykle wykorzystujemy grupy zakładane na serwisach mediów społecznościowych (np. Facebook) oraz platformę ZOOM do bezpośrednich działań online. W związku z tym będziemy przetwarzać Twoje dane w zakresie niezbędnym do korzystania z mediów społecznościowych i platform komunikacji online. Przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane przetwarzane w ramach komunikatorów mediów społecznościowych pozostają na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów, a ich archiwizacja regulowana jest oddzielnymi umowami lub regulaminami. Podstawą przetwarzania danych osobowych pozostawionych w mediach społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z dodania komentarza lub innej interakcji. Uprawnienia związane z danymi osobowymi (usunięcie, modyfikacja) możesz realizować w ramach swojego konta użytkownika w systemie obsługującym Twój profil w mediach społecznościowych.

W zakresie komunikacji i narzędzi poszczególnych mediów społecznościowych, więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału (Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Zakwaterowanie, wyżywienie i logistyka projektu

W przypadku niektórych projektów możemy potrzebować Twoich danych osobowych niezbędnych do zapewnienia noclegu, wyżywienia i podróży uczestników. Będą to dane niezbędne do sporządzenia lub zakupienia dokumentów podróży (zwykle: imię i nazwisko, data urodzenia, dane dotyczące podróży). Ich rodzaj i zakres będzie różny w zależności od miejsca i sposobu podróży. Będziemy również gromadzić dane niezbędne do sprawnej logistyki projektu, tj.: godziny przyjazdów i wyjazdów, potrzeby żywieniowe, informacje o dokumentach podróżnych oraz wszelkie inne, które mogą mieć znaczenie dla usprawnienia i zabezpieczenia Twojej podróży.

Przetwarzanie w tym zakresie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu i zapewnienie bezpieczeństwa uczestników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Niektóre dane możemy także przekazać naszym partnerom lokalnym, tj.:

  • ośrodkom zakwaterowania (dane osobowe niezbędne do zameldowania Ciebie jako uczestnika projektu w miejscu zakwaterowania na pobyt czasowy oraz dane potrzeb żywieniowych, jeżeli takie nam przekazałeś),
  • przedsiębiorstwom komunikacyjnym (Twoje dane znajdą się na liście uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
  • w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym (wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
  • firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
  • na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.).

7Rodzice i beneficjenci projektów

Jeżeli jesteś rodzicem (opiekunem) niepełnoletniego uczestnika projektu

Twoje dane są przetwarzane w wewnętrznych dokumentach FEIS, na potrzeby odebrania zgody na uczestnictwo Twojego podopiecznego w projekcie. Ponadto możemy przetwarzać Twoje dane w zakresie komunikacji z innymi uczestnikami i przedstawicielami FEIS (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość). Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest Twoja zgoda na udział uczestnika w projekcie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu i zapewnienie bezpieczeństwa jego uczestników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Twoje dane mogą zostać przekazane następującym podmiotom:

  • ośrodkom zakwaterowania w związku z potrzebą zameldowania niepełnoletniego uczestnika projektu,
  • przedsiębiorstwom komunikacyjnym (listy uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
  • w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym (wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
  • firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
  • na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.).

Jeżeli jesteś beneficjentem naszych projektów

Jeśli nie jesteś uczestnikiem naszych projektów, ale korzystasz z rezultatów naszych działań bądź w inny sposób włączasz się w ich przebieg, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w związku z Twoim udziałem. Przede wszystkim może być to przetwarzanie Twojego wizerunku na nagraniach filmowych i zdjęciach dokumentujących przebieg projektu oraz innych materiałach, będących rezultatami naszych projektów.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest Twoja zgoda lub zgoda Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na publikację wizerunku, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jednocześnie prowadzone działania promocyjne podejmujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności poprzez działania informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób lub za pośrednictwem innych mediów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Możemy również przetwarzać Twoje dane na potrzeby komunikacji z uczestnikami projektu i przedstawicielami FEIS (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

8Kontrahenci, grantodawcy, partnerzy i programy UE

Jeżeli jesteś naszym kontrahentem

Twoje dane jako zleceniobiorcy lub wykonawcy zadań zleconych, związane z rozliczeniami finansowymi są przekazywane do biura rachunkowego MIKA Consulting. Jako nasz kontrahent masz obowiązek podać nam swoje dane osobowe w zakresie wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa o rachunkowości i prawa podatkowego, w tym rozliczania transakcji i wystawiania dokumentów księgowych. Również w celu nawiązania współpracy z nami podanie przez Ciebie danych osobowych może być konieczne (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Podstawą przetwarzania danych naszych kontrahentów jest zawarcie i wykonanie umowy, jaką zawarliśmy z Tobą na potrzeby współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także w celu udzielenia odpowiedzi na kierowane do nas zapytania i propozycje prowadzenia współpracy, czyli ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest możliwość kontaktu z osobami kierującymi zapytania do nas (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Twoje dane osobowe są również przetwarzane dla celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, którymi jest archiwizacja korespondencji i naszych działań w ramach współpracy z Tobą na potrzeby wykazania ich przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane współpracowników w sprawach księgowych przetwarzamy w celu realizacji prawnych wymogów wynikających z przepisów prawa o rachunkowości i podatkowego (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w postaci archiwizacji danych, ochrony przed roszczeniami i zapewnienia rozliczalności działań mających skutki rachunkowe lub podatkowe (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli jesteś przedstawicielem naszych grantodawców lub naszych partnerów

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na potrzeby komunikacji związane z realizacją i rozliczaniem projektów, czyli na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W zakresie komunikacji i narzędzi poszczególnych mediów społecznościowych, więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału (Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Projekty Erasmus+ i Europejski Korpus Solidarności

Jesteśmy akredytowaną organizacją Erasmus+ w sektorze młodzież. Projekty w ramach tego Programu są finansowane ze środków Komisji Europejskiej. Realizujemy także projekty Europejskiego Korpusu Solidarności.

W obu tych programach Administratorem danych osobowych jest Komisja Europejska, Dyrekcja Generalna ds. Edukacji, Młodzieży, Sportu i Kultury, tj.: Head of Unit B4, Directorate B – Youth, Education & Erasmus+, Directorate General for Education, Youth, Sport and Culture European Commission, B-1049 Brussels, Belgium (dalej jako: Administrator Erasmus+). Komisja jako Administrator zleca przetwarzanie tych danych narodowym agencjom, w tym polskiej Narodowej Agencji, którą jest Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE). My przetwarzamy więc dane osobowe na zlecenie Komisji Europejskiej, za pośrednictwem umowy podpisanej z FRSE.

W tym zakresie przekazywane są następujące dane osobowe uczestników: imię, nazwisko, e-mail, data urodzenia, informacje o podróży i uczestnictwie oraz ewentualne informacje o szczególnych potrzebach. Natomiast podmiotami przetwarzającymi są Narodowe Agencje Programu Erasmus+, w tym Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji, ul. Aleje Jerozolimskie 142A, 02-305 Warszawa.

Administrator Erasmus+ przetwarza te dane wyłącznie do celów wykonywania umowy projektowej zawartej z nami, zarządzania nią i monitorowania naszych działań lub w celu ochrony interesów finansowych UE, w tym na potrzeby kontroli, audytów i dochodzeń. To znaczy, że Twoje dane będą przekazane w celu sprawdzenia czy z projektem było wszystko ok, przygotowania anonimowych statystyk dotyczących udziału w Erasmus+ oraz dokonania rozliczeń finansowych. Szczegółowe informacje o tych przetworzeniach znajdziesz na stronie: webgate.ec.europa.eu/erasmus-esc/index/privacy-statement

W tym zakresie masz prawo do dostępu do swoich danych osobowych, do ich poprawienia lub usunięcia oraz prawo do ograniczenia przetwarzania lub w stosownych przypadkach prawo do przenoszenia danych lub prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725. W tym celu możesz przesłać wszelkie zapytania dotyczące przetwarzania danych osobowych do Administratora Erasmus+ (adres powyżej) lub za naszym pośrednictwem. Możesz też odwołać się w każdej chwili do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. Przetwarzanie danych przez Administratorów Erasmus+ odbywa się nie tylko na podstawie rozporządzenia RODO, ale także na podstawie analogicznego rozporządzenia, które obowiązuje instytucje Unii Europejskiej – rozp. nr 2018/1725.

9Czas przetwarzania i Twoje prawa

Przez jaki czas przetwarzamy dane osobowe?

Twoje dane osobowe są przetwarzane przez okresy wskazane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do realizacji naszych usług i zachowania zasady rozliczalności.

Dane osobowe w naszych mediach społecznościowych będą przetwarzane do czasu funkcjonowania naszego profilu, chyba że wcześniej zdecydujesz się na usunięcie danej interakcji, polubienia lub komentarza. Dane podane na potrzeby zapisania się do newslettera, będą przetwarzane przez czas funkcjonowania newslettera. Jeżeli wcześniej zrezygnujesz z jego otrzymywania, będziemy przechowywać Twoje dane w systemie na potrzeby wykazania udzielenia przez Ciebie zgody, co stanowi nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane osobowe są przetwarzane w okresie niezbędnym dla realizacji projektu oraz po jego zakończeniu w aspekcie jego ewaluacji, rozliczenia, promocji i upowszechniania. Część z danych, w szczególności związanych z dokumentami finansowymi i rozliczeniem może być przetwarzana bezterminowo.

Dane osobowe współpracowników są przechowywane przez czas kontaktu z osobą zainteresowaną oraz po zakończeniu kontaktu w celu archiwizacji korespondencji i obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osobowe współpracowników będące danymi podatkowymi i związane z ich prowadzeniem dokumenty są przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Pozostałe dane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu. Po upływie tego okresu dane będą usunięte.

Jakie są Twoje uprawnienia w zakresie przetwarzania danych?

Masz prawo do żądania: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu lub przenoszenia swoich danych osobowych. Prawa te mogą być ograniczone na podstawie naszych uzasadnionych interesów (np.: przechowywania niektórych danych osobowych na wypadek obrony przed roszczeniami).

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody. W przypadku cofnięcia zgody i braku innej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, niezwłocznie usuniemy Twoje dane osobowe.

We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi, możesz skontaktować się z Nami poprzez nasz adres e-mail: feisinternational@protonmail.com lub korespondencyjnie na podany adres FEIS (Fundacja Europejskich Inicjatyw na Śląsku, ul. Kościelna 10B/8, 41-902 Bytom). Zawsze przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że naruszyliśmy przepisy ochrony danych osobowych.

W zakresie poszczególnych uprawnień Twoje prawa mogą być ograniczone poprzez:

  • Konieczność zapewnienia rozliczeń z właściwymi organami państwa, w przypadku dokumentów finansowych i innych dokumentów księgowych.
  • Konieczność prawidłowego wykazania przebiegu projektu i jego aktywności, w tym uczestnictwa osób w postaci dokumentów wizualnych i pisemnych.
  • Zapewnienie dowodów wykazania Twojej zgody na przetwarzanie danych.
  • Przechowywania danych osobowych potrzebnych do obrony przed roszczeniami, do czasu upływu ich przedawnienia (np.: archiwizacji treści korespondencji).

10Rezygnacja z usług i pliki cookies

Czy możesz zrezygnować z wybranych usług?

Tak, każdy użytkownik newslettera ma taką możliwość poprzez skorzystanie z opcji wypisania się z jego otrzymywania. Można tego dokonać, postępując według instrukcji dołączonej do treści wysyłanych e-maili (newsletter). Jeżeli zrezygnujesz z jego otrzymywania, będziemy przechowywać Twoje dane w systemie na potrzeby wykazania udzielenia przez Ciebie zgody, co stanowi nasz uzasadniony interes.

Jeżeli korzystasz z naszej strony internetowej, możesz dokonać zmiany w zakresie plików cookies. Przeglądarka internetowa umożliwia również usunięcie plików cookies. Możliwe jest także automatyczne blokowanie plików cookies. Szczegółowe informacje na ten temat znajdziesz w swojej przeglądarce internetowej. Pamiętaj, że ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na naszej stronie.

Jeżeli nie chcesz dłużej śledzić naszych profili w mediach społecznościowych, możesz w każdej chwili cofnąć obserwowanie/polubienie lub inną interakcję poprzez wizytę na naszym profilu. Zasady obserwowania profili, wyświetlania informacji o nich i wycofywania polubień są regulowane przez właścicieli mediów społecznościowych, na które nie mamy wpływu.

W jaki sposób wykorzystujemy pliki cookies?

Podczas pierwszej wizyty na naszej stronie wyświetlamy informacje na temat stosowania plików cookies. Jeśli nie chcesz otrzymywać plików cookies, możesz zmienić ustawienia przeglądarki. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na naszej stronie internetowej.

Informacje gromadzone przez cookies dotyczą Twojego: adresu IP, typu wykorzystywanej przeglądarki, języka, rodzaju systemu operacyjnego, dostawcy usług internetowych, informacji o czasie i dacie, lokalizacji oraz informacji przesyłanych do witryny za pośrednictwem formularza kontaktowego. Używamy cookies w celu monitorowania i sprawdzania, w jaki sposób korzystasz z naszej witryny, aby usprawniać funkcjonowanie strony zapewniając bardziej efektywną i bezproblemową nawigację.

Narzędzia mediów społecznościowych w formie wtyczek na naszej stronie internetowej, takich jak: Facebook, YouTube, Instagram. Jeżeli posiadasz profil na tych mediach, Twoja przeglądarka może nawiązać z nimi bezpośrednie połączenie. W ramach tych wtyczek zbierane są informacje o wyświetleniu przez Ciebie naszej strony internetowej. Wtyczki umożliwiają również bezpośrednie przeniesienie treści z naszej strony do Twoich profili w mediach społecznościowych (przyciski interakcji oznaczone ikonami poszczególnych mediów społecznościowych). Dane te są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jednak każdorazowo takie przekazanie odbywa się zawsze w zgodzie z przepisami europejskimi. Szczegóły przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach tych mediów znajdują się w politykach prywatności.

11Logi serwera i zabezpieczenia

W jaki sposób korzystamy z logów serwera?

W ramach korzystania z naszej strony internetowej przesyłane są zapytania do serwera, na którym znajduje się strona. Każde takie zapytanie zostaje zapisane w logach serwera. Tym samym informacje o Twoim korzystaniu ze strony podlegają logowaniu w warstwie serwerowej. Dane powyższe nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi strony i nie są wykorzystywane przez nas w celu Twojej identyfikacji. Dane te są wykorzystywane wyłącznie w celu administrowania stroną i w celu zapewnienia jak najbardziej sprawnej obsługi świadczonych dla Ciebie usług.

Przeglądane zasoby identyfikowane są poprzez adresy URL. Ponadto zapisowi mogą podlegać:

  • informacje o adresie Twojego IP,
  • informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym z jakiego korzystasz,
  • czas nadejścia zapytania i czas wysłania odpowiedzi,
  • nazwę stacji klienta – identyfikacja realizowana przez protokół HTTP,
  • informacje o błędach jakie nastąpiły przy realizacji HTTP,
  • adres URL strony poprzednio odwiedzanej przez Ciebie (referer link) – w przypadku gdy przejście nastąpiło przez odnośnik.

Jakie zabezpieczenia chronią dane osobowe?

Nasza strona jest zaopatrzona w środki bezpieczeństwa, mające na celu ochronę danych pozostających pod naszą kontrolą przed ich utratą, niewłaściwym wykorzystaniem czy modyfikacją. Ochronie podlegają wszelkie informacje ujawnione nam przez Ciebie, zgodnie z normami ochrony bezpieczeństwa i zachowania poufności.

Dokładamy wszelkich starań, aby narzędzia IT, z których korzystamy w ramach naszych działań, były należycie zabezpieczone i chroniły dane osobowe w nich przetwarzane. W szczególności dotyczy to ochrony haseł dostępu i ograniczania dostępu do kręgu osób uprawnionych.

Dane osobowe przechowywane w naszej siedzibie zostały zabezpieczone, tak aby informacje te nie znalazły się w rękach osób niepowołanych. Dostęp do danych osobowych ma tylko ograniczona liczba osób, dla których korzystanie z tych danych jest niezbędne do realizacji powierzonych zadań.

12Skargi i profilowanie

Gdzie możesz wnieść skargę na nasze działania w zakresie danych osobowych?

Zawsze przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznasz że naruszyliśmy przepisy ochrony danych osobowych. Więcej informacji o organie nadzorczym znajdziesz na stronie: uodo.gov.pl

Czy możemy Cię profilować na podstawie zgromadzonych danych osobowych?

Nie, FEIS nie wykorzystuje danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Fundacja Europejskich Inicjatyw na Śląsku

ul. Kościelna 10B/8
41-902 Bytom
NIP 625-24-11-875 · KRS 0000348023 · Regon 241501184
© 2026 FEIS